Pianificare, gestire, ma soprattutto controllare. Il controllo dei processi aziendali interni permette a chi dirige un’impresa di tenere monitorato il corretto funzionamento di quest’ultima. Se può sembrare semplice a livello teorico, la pratica ha sempre riservato problemi e difficoltà. Non perché ai responsabili manchino competenze o capacità, ma perché spesso ci sono delle false credenze alla base. Siamo davvero sicuri di sapere cosa significhi “processi aziendali”? Perchè è così importante monitorarli? E, soprattutto, come è possibile riuscirci?

Per rispondere in modo semplice, abbiamo provato a dividere in tre punti fondamentali il percorso verso il corretto controllo dei processi aziendali interni. Al termine, chiunque fosse interessato potrà trovare un breve Quiz autovalutativo, da scaricare gratuitamente, per mettere alla prova la propria azienda.

Per un corretto controllo dei processi aziendali interni

• Cosa sono?

Ogni azienda può essere vista come un insieme di processi. Un processo aziendale è un’attività dipendente da altre con un obiettivo preciso. Possono essere di diverse nature e con diverse finalità. In questo senso, qualsiasi azienda è niente meno che un insieme di processi. Per comprendere meglio il concetto, possiamo immaginarli come degli anelli di una catena: ogni processo funziona ed esiste grazie a quello che lo precede ed esso stesso è la base di partenza per il processo successivo.

In pratica esiste una forte interdipendenza tra ogni passaggio interno a un’azienda. All’interno di una filiera, come potrebbe esserci un trasporto dei prodotti senza prima una produzione puntuale, o una corretta distribuzione delle merci senza un magazzino o punto di snodo efficiente? Ciascun ingranaggio deve essere nel posto giusto e funzionare nel modo corretto, così che l’intera impresa possa procedere senza intoppi.

• Perchè controllarli?

Questa risposta è figlia di quella appena data. Se esiste una così forte interdipendenza tra ogni passaggio, come possiamo permettere che il controllo dei processi aziendali interni sia fatto in modo superficiale? Serve la massima cura nel monitoraggio e nella gestione, proprio perché il rischio è di compromettere l’intera filiera.

Le conseguenze sono facili da immaginare per chiunque diriga un’impresa. Non avremmo solo difficoltà nel procedere e nel far funzionare l’azienda, ma le inefficienze sarebbero evidenti anche ai clienti. Si tratterebbe inoltre di un doppio danno. Un danno d’immagine e un danno al portafogli, dato che una corretta gestione dei processi si traduce anche in una notevole riduzione dei costi.

• Come farlo?

All’interno di un’azienda è fondamentale avere metodo e gli strumenti adatti. Una metodologia funzionante e un procedimento rigoroso possono garantire migliori processi e minori rischi. Pianificare, dunque. Così che nulla venga lasciato al caso e ogni addetto, durante ogni passaggio, possa seguire delle linee guida prestabilite.

La scelta degli strumenti, poi, risulta sempre complicata. Mentre sembra ormai avviato il cammino di molte aziende verso la digitalizzazione (vedi Industry 4.0), è decisamente meno semplice decidere quali possano essere i migliori sistemi informativi di supporto ai processi. L’esperienza di molte realtà sembra però indicare i software ERP come possibile soluzione definitiva. Il motivo risiede certamente nelle opportunità di gestione che questi sistemi hanno già dimostrato di offrire.